院長・店主の右腕──クリニックと店舗の経営事務を減らす

クリニックの院長、飲食店や美容室や小売店の店主には、共通する一日があります。日中は現場に立ち、閉めたあとに求人票を書き、請求を確かめ、SNSを更新し、ツールの設定をする。経営を考える時間は、その後に残った分だけです。

院長・店主の右腕とは、現場に立つ人の代わりに、採用・仕組み・請求・発信・ツールといった経営事務を方針どおりに形にし、回るようにする役割です。外部COO（COO代行・社外COOとも呼ばれます）が、クリニックや店舗ではこの役割になります。

この記事では、経営事務を減らす考え方と渡し方、発信や表示の決まりとの付き合い方、採用と受け入れの型、うまくいかないパターンを整理します。診療や施術、衛生や表示に関する決まりは、それぞれの専門家と連携して進めてください。

院長・店主に集まる経営事務

現場でなければできないのは診療・施術・接客と品質の判断だけで、その周りの経営事務は方針を確認したうえで渡せます。ケアと経営を分けて考える介護・福祉事業所の例は「介護・福祉事業所の事務と申請」にあります。

分野	やりがちな仕事	渡せるか
採用・人	求人票、面接の設計、受け入れの案内、シフトの仕組み	渡せる（採否とシフトの判断は院長・店主）
バックオフィス	請求・入金・月次集計、備品や外注先の管理、規程やマニュアル	渡せる
発信	Web・予約ページの更新、SNSや記事の企画、イベントの運営	渡せる（内容の確認は院長・店主。表示の決まりは専門家と確認）
IT・ツール	予約・会計・顧客管理ツールの選定と設定、アカウントと権限	渡せる
提携・制度	取引先や提携先との調整、補助金や制度の調査と申請の準備	渡せる（申請の判断と手続きの主体は院長・店主）
現場	診療、施術、接客、品質の判断	院長・店主と現場の人が行う

渡せないままになる理由

現場に立つ人が経営事務を抱え続ける理由は、時間の問題だけではありません。

• 現場を知らない人に任せる不安。「うちの雰囲気を分かっていない人には任せられない」という気持ち
• 閉めたあとにしか時間がない。相談や打ち合わせの時間そのものが取りにくい
• 仕事が細かく、種類が多い。一つひとつは小さいので、頼むより自分でやるほうが早く見える
• 人の出入りが多い。中小企業庁の2025年版中小企業白書では、雇用者数の増減を産業別に見ると「宿泊業，飲食サービス業」「医療，福祉」の増加幅が大きいと述べられています。人が動く業種ほど、採用と受け入れが繰り返し発生します

同じ白書の人材戦略の節では、中小企業の人材の不足感は高止まり局面が継続しているとも述べられています。採用が終わらない前提で、採用と受け入れを「型で回す」仕事に変えることが効きます。「自分でやるほうが早く見える」については、「「自分でやったほうが早い」の罠」で構造を説明しています。

渡し方の順番

不安を小さくする方法は、方針を確認してから作る、という順番を守ることです。手順は次のとおりです。

1. 閉めたあとにやっている仕事を、一週間分書き出す
2. 「現場でなければできないこと」「院長・店主が決めること」「任せること」に分ける
3. 任せる仕事ごとに、方針を一度だけ話す（求人票なら「どんな人に来てほしいか」）
4. 形にしたものを、まとめて一度で確認する
5. 繰り返す仕事は型にして、次回からは確認だけにする

打ち合わせは、閉めたあとの短い時間で足りるようにします。チャットで相談を受け、まとめて確認していただく形にすると、日中の現場を邪魔しません。細かく種類の多い仕事は、整理する側に立てる一人にまとめて渡すのが現実的です。この考え方は「右腕を「採用せずに持つ」」で比べています。

発信と表示の決まりは「専門家と連携」

クリニックと店舗の発信には、一般の会社にはない決まりがあります。どこに決まりがあり、誰に確認するかを最初に決めておきます。

分野	決まりの所在	右腕がやること	専門家・窓口に確認すること
医療機関の広告	医療法 第6条の5。厚生労働省の医療法における病院等の広告規制についてに医療広告等ガイドラインが掲載	企画、下書き、公開の段取り。気になる表現を洗い出す	表現の可否。厚生労働省のページでは、相談は医療機関を所管する自治体の窓口へ、と案内されている
商品・サービスの表示	景品表示法（消費者庁）	表示の下書き、価格や内容の根拠の整理	表示の可否。弁護士などの専門家
顧客・患者の個人情報	個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）	必要のない個人データに触れない範囲で作業する	安全管理措置の内容。専門家

医療法第6条の5には、医業や病院・診療所に関して広告をする場合に、虚偽の広告をしてはならないこと、他の病院または診療所と比較して優良である旨の広告をしないこと、誇大な広告をしないことなどが定められています。

消費者庁の景品表示法のページでは、景品表示法は商品やサービスの品質、内容、価格等を偽って表示を行うことを厳しく規制する法律だと説明されています。同じページには、令和5年10月1日からステルスマーケティングは景品表示法違反となる、という案内もあります。SNSでの紹介や口コミの扱いは、特に気をつける点です。

個人情報については、個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）に、個人データの取扱いを委託する場合は委託先に対する必要かつ適切な監督を行わなければならないことが書かれています。右腕に発信や採用を任せるときも、患者・顧客の情報に触れない形で進めるのが原則です。詳しくは「秘密保持のチェックリスト」を参照してください。

解釈と最終判断は専門家の領域です。右腕は、所在を押さえ、気になる表現を洗い出し、確認する段取りまでを担います。

採用と受け入れの型

クリニックと店舗で最も繰り返される経営事務は、採用と受け入れです。中小企業庁の2025年版中小企業白書では、経営者が自ら採用活動を担っている事業者は「予定人数を採用」と回答した割合が高い、と分析されています。院長・店主は面接と決定に時間を集中させ、その周りを型にして渡す、という分け方が合っています。

段階	院長・店主がやること	右腕が型にして回すこと
求人	どんな人に来てほしいか、条件	求人票の作成、募集先の選定、応募の受付
面接	面接そのもの、採否	日程調整、質問の型、記録の様式
受け入れ	初日のあいさつ、現場の指導	受け入れの案内、書類の一覧、初週の予定表
定着	声かけ、評価	面談の周期、マニュアルの更新、シフトの仕組み

同じ白書には、採用コストの増加が課題になっているという記述もあります。一度型を作れば、二回目からは差し替えだけで済みます。

型にすると、現場が回る

受け入れ案内、月次の締め、発信の予定表、ツールの設定手順。一度作った型があれば、院長・店主が毎回考えなくても回ります。スタッフが変わっても引き継げます。型づくりは「社長業務の棚卸し」の手順と同じです。店舗が複数ある場合に、店舗の仕事を本部にまとめる手順は「飲食・小売の多店舗経営」で扱っています。

うまくいかないパターン

Tech Bloom の現場で見る、経営事務が減らないパターンです。

• SNSを自分で毎日更新する。発信の方針も予定表もなく、思いついたときに投稿し、続かない
• 予約ツールだけ入れる。設定と運用の担当が決まっておらず、結局紙に戻る
• 決まりを気にして発信をやめる。医療広告や表示の決まりが分からず、確認先も決めていないので、何も出さなくなる
• 現場の不安を理由に、何も渡さない。「うちを分かっていない人には任せられない」で止まり、方針を話す機会も作らない

共通しているのは、方針を話す場と、型を作る人がいないことです。

渡す前のチェックリスト

• 閉めたあとにやっている仕事を、一週間分書き出した
• 現場でなければできないことと、任せることを分けた
• 任せる仕事ごとに、方針を一度話す時間を決めた
• 発信や表示の決まりの所在と、確認する専門家・窓口を決めた
• 患者・顧客の個人情報に触れない形で任せる範囲を決めた
• 採用の型（求人票、面接の型、受け入れ案内）と月次の締めの手順を作ることにした
• 相談はチャット、確認はまとめて短く、と決めた

Tech Bloom の現場では

Tech Bloom は、医療・クリニック、飲食、美容・化粧品、小売・ECを含む幅広い業種で、院長・店主・社長の右腕として経営事務を引き受けています。方針を伺ってから、求人票や受け入れ案内、請求と月次集計の仕組み、発信の企画、ツールの選定と設定を形にします。表示や広告、衛生の決まりは、それぞれの専門家と連携します。

進め方は「聞く → 整理する → 動かす → 仕組みにする」の順です。トライアルの1か月で業務と課題の棚卸しをし、最初の90日の優先順位と本契約の範囲を提案します。プランは料金にまとめています。やり取りはオンラインとチャットが中心で、全国に対応しています。業種別の課題と支援の例は実例に、業種の例は事業概要に、範囲はサービスの案内にまとめています。

まとめ

• 院長・店主の経営事務は、閉めたあとの時間を奪う。現場でなければできないのは診療・施術・接客だけ
• 採用、仕組み、発信、ツール、制度は、方針を確認してから作る順番で渡せる
• 発信と表示には医療法・景品表示法などの決まりがある。所在を押さえ、最終判断は専門家と連携する
• 採用は院長・店主が面接と決定に集中し、周りを型にして回す。打ち合わせは短く、相談はチャットで

よくある質問

現場を見たことのない人に、うちのことが分かりますか

最初に方針とこだわりを伺い、形にしたものを確認していただく順番なので、現場を知らないままに作ることはありません。必要に応じて訪問もご相談いただけます。

日中は手が離せません。やり取りはどうなりますか

チャットで相談を受け、まとめて短く確認していただく形が中心です。定例はオンラインで、閉めたあとの時間にも合わせます。

医療広告や表示の決まりは見てもらえますか

決まりの最終判断は専門家の領域です。Tech Bloom は、決まりの所在を押さえ、気になる表現を洗い出し、専門家や自治体の窓口に確認する段取りまでを担います。「外部COO（COO代行）とは」で、引き受けない仕事も書いています。

患者や顧客の情報を渡さずに任せられますか

任せる仕事の多くは、求人票、発信の企画、月次の型づくりなど、個人情報に触れずにできるものです。触れる必要がある場合は、範囲を限定し、秘密保持を契約で取り決め、会社のアカウント上で作業します。

スタッフには何と説明すればよいですか

「院長（店主）が決めたことを形にして、回るようにする人」と説明するのが分かりやすいでしょう。現場に指示を出す人ではなく、スタッフが困っていることを整える側だと伝えると、受け入れられやすくなります。

まずは30分、状況を聞かせてください

閉めたあとにやっていることを、そのまま話してください。その場で、右腕として引き取れる仕事を整理してお伝えします。お問い合わせからどうぞ。